در سيستم مكاتبات مي‌توان براي ارباب رجوعي كه به سازمان نامه داده است، پيام گذارد و وضعيت نامه او را به اطلاعش رساند. معمولا مدیر سیستم انواع وضعيت نامه را تعيين مي‌کند تا کاربران در ارتباط با ارباب رجوع، از آن‌ها استفاده کنند.

در این صفحه می‌خوانید ShowHide

	دیدن فهرست انواع وضعيت نامه

• از منوهاي بالاي صفحه روي گزينه اطلاعات پايه كليك كنيد.
• از فهرست باز شده روي گزينه گردش مكاتبات كليك كنيد.
• از فهرست فرعي روي گزينه انواع وضعيت نامه كليك كنيد. در شكل زير بخشي از فهرست انواع وضعيت نامه که  از قبل تعريف شده نشان داده شده است.

بالای صفحه

	تعریف نوع وضعیت نامه جدید

در صفحه فهرست انواع وضعيت نامه، روي  دگمه جديد كليك كنيد تا صفحه تعريف نوع وضعيت نامه مانند شكل زير نمايش داده شود.

• عنوان: براي نوع وضعيت نامه، نام مناسبي را در مستطيل رويروي عنوان تايپ كنيد.
• فايل صوتي: روي دگمه Browse كليك كنيد و فايل صوتي را از جايي كه در كامپيوترتان ذخيره شده است پيدا و روي دگمه Open كليك كنيد. نام فايل در مستطيل رويروي فايل صوتي درج مي‌شود.

نكته: اگر سازماني سيستم تلفن گويا داشته باشد، هنگام تماس ارباب رجوع فايل صوتي مربوط به وضعيت نامه او برايش پخش مي‌شود.

• روي دگمه ثبت كليك كنيد تا در سيستم ذخيره شود.

نكته: اگر وضعیت نامه را كه قبلا در پیام به ارباب رجوع استفاده شده است ويرايش كنيد، اين ويرايش در تمام آن پیام‌ها نيز اعمال مي‌شود.

بالای صفحه

	ویرایش یک نوع وضعيت نامه

• روي نشان در ستون عمليات نوع وضعيت نامه كه مي‌خواهيد ويرايش شود كليك كنيد. با اين كار صفحه تعريف آن نوع وضعيت نامه مانند شكل زير نمايش داده مي‌شود.

• عنوان را ويرايش كنيد.
• در صورت نياز، با كليك روي دگمه Browse فايل صوتي مورد نظر را انتخاب كنيد تا جاي فايل قبلي بنشيند.
• روي دگمه ثبت كليك كنيد تا در سيستم ذخيره شود. اگر منصرف شديد، روي دگمه انصراف كليك كنيد.
• روي دگمه بازگشت كليك كنيد تا به صفحه فهرست انواع وضعيت نامه برگرديد.

 نكته: اگر نوع وضعیت نامه‌ای را ويرايش كنيد كه در ارتباط با ارباب رجوع استفاده شده است، اين ويرايش در تمام پیام‌های ارباب رجوع نيز اعمال مي‌شود.

بالای صفحه

	حذف یک یا چند نوع وضعيت نامه

• روي جايي از سطر يك يا چند نوع وضعیت نامه كه مي خواهيد حذف شود كليك كنيد تا انتخاب شود.
• روي دگمه حذف كليك كنيد.
• در پيام هشداري كه سيستم مي‌دهد روي دگمه بله كليك كنيد.
• آن نوع وضعیت نامه انتخاب شده حذف و سيستم پيام موفقيت را اعلام مي‌كند.

نكته: نوع وضعيت نامه را كه قبلا در پيام به ارباب رجوع استفاده شده است نمي‌توان حذف كرد. سيستم پيام هشداري مانند شكل زير نمايش مي‌دهد.

نكته: اگر تعدادي از چند نوع وضعيت نامه كه براي حذف انتخاب شده قبلا استفاده شده باشد، نوع وضعيت‌هاي استفاده نشده حذف و سيستم پيام هشداري مانند شكل زير نمايش مي‌دهد.

بالای صفحه

	نمایش تاریخچه رکورد

با كليك روي نشان در ستون عملیات مربوط به يكي از انواع وضعيت نامه، پنجره تاريخچه آن نوع وضعيت مانند شكل زير باز مي‌شود. کاربری نشان را خواهد دید که دسترسی مشاهده تاریخچه رکورد را داشته باشد.

ستون اعتبار نشان دهنده وضعیت امضای رخداد است.

  - رخداد امضا ندارد. رخداد قدیمی و مربوط به نگارش قبل است

- امضای رخداد معتبر است.

- امضای رخداد نامعتبر است. رکورد رخداد تغییر داده شده و یا دستکاری شده است.

- خطا در اعتبار سنجی امضای رخداد. در رمز نگاری یا خواندن اطلاعات از پایگاه داده خطا رخ داده است.

نكته: نشان‌هاي و در ساختار فهرست‌ها و مرتب کردن ردیف‌ها برحسب یک مقدار یک ستون در اینجا توضيح داده شده‌اند.

بالای صفحه