قالب‌های نامه      

 

 

 

در سيستم مكاتبات محتواي متني نامه در نرم‌افزار Word تهيه مي‌شود. استفاده از قالب براي آن است كه:

 

 

قالب‌ها مخصوص نامه نيست، بلكه براي هرنوع سند پركاربرد در سازمان مي‌توان قالب تعريف كرد.

 

ايجاد يك قالب‌، در دو مرحله انجام مي‌شود.

 

 

در این صفحه می‌خوانید پنهان

دیدن فهرست قالب‌هاي نامه

طراحي قالب نامه در نرم‌افزار Microsoft Word

گنجاندن قالب طراحي شده در سيستم مكاتبات

ویرایش قالب نامه

حذف قالب نامه

نمایش تاریخچه رکورد

 

 

دیدن فهرست قالب‌هاي نامه

 

 

 

بالاي صفحه براي جستجوست. براي توضيح به جستجو در فهرست نگاه كنيد.

 

بالای صفحه

 

 

 

 

طراحي قالب نامه در نرم‌افزار Microsoft Word

 

در سيستم مديريت مكاتبات، هر كدام از فيلدها مانند تاريخ نامه، فرستنده، موضوع، رونوشت گيرنده، ..... با يك نام انگليسي، مثلاً براي تاريخ نامه، با LetterRegistrationDate شناخته مي‌شود. براي آن كه مقدار فيلد به طور خودكار از مشخصات نامه فراخوانده شده و در قالب درج شود، بايد:

 

در طراحي قالب نامه، ابتدا فيلدها به نرم‌افزار Word شناسانده شده و سپس فيلدها در قالب نامه گذارده مي‌شود. براي طراحي قالب نامه دو راه پيش رو داريد:

الف - روي نشان يكي از قالب‌هاي نامه كليك كرده و فايل آن را در كامپيوترتان ذخيره كنيد. فايل ذخيره شده را در نرم‌افزار Word باز كرده و فيلدهاي شناسانده شده به Word و نيز فيلدهاي گذارده در قالب نامه را كم و يا زياد كنيد تا قالب نامه مناسب به دست آيد.

ب - يك فايل Word جديد باز كنيد و تمام فيلدهاي لازم براي قالب نامه را به Word شناسانده و آن‌ها را در قالب نامه بگذاريد.

شناساندن نام انگليسي فيلدها به نرم‌افزار Word

در نگارش‌هاي متفاوت Word شناساندن نام انگليسي فيلدها به نرم‌افزار كمي تفاوت دارد.

 

 

 

 

نكته: كليد مشترك ميان Word و سيستم مديريت مكاتبات، نام انگليسي فيلد است و نام فارسي فيلد هرچه باشد، تفاوتي نمي‌كند. اما بهتر است همان نام‌هایی باشد که در مشخصات نامه آمده است تا هر فیلدی آسان به خاطر سپرده شود.

توجه: نام انگليسي فيلدها كه در اين جا وارد مي‌كنيد، دقيقاً بايد هماني باشد كه در سيستم مديريت مكاتبات تعريف شده است. اگر حتي يك حرف با آن تفاوت داشته باشد، فيلدي به نرم‌افزار Word شناسانده شده است كه در سيستم مديريت مكاتبات تعريف نشده است و در نتيجه در قالب نامه، مقداري براي آن وارد نخواهد شد.

شكل زير، فهرست فيلدهايي را نشان مي‌دهد كه در سيستم مديريت مكاتبات تعريف شده است.

 

چند توضیح درباره فیلدها

1 - در چارگوش بنفش چند فیلد مربوط به فرستنده و در چارگوش قرمز مانند همان فیلدها مربوط به امضا کننده است. این فیلدها که در  آخر تمام آن‌ها 0 گذارده شده، برای اولین امضا کننده است. برای امضا کننده بعدی، در تمام فیلدهای درون چارگوش قرمز به‌جای 0 باید عدد 1 گذارد. سیستم تا 20 امضا کننده را می‌پذیرد و عدد پایانی فیلدها باید 19 باشد.

2 - فیلد عنوان مکاتباتی فرستنده (LetterSenderDep) با مقداری که در فیلد عنوان مکاتباتی سمت فرستنده وارد شده است، و اگر فیلد یاد شده خالی باشد، با مقدار فیلد عنوان سمت سازمانی او پر خواهد شد. فیلد عنوان مکاتباتی امضا کننده نیز مانند فرستنده است

3 - برای انداختن تصویر امضای فرستنده، دو فیلد SignOfSenderStart و SignOfSenderEnd به دنبال هم در قالب نامه گذارده شود. برای هر کدام از امضا کنندگان نیز نظیر همین دو فیلد به دنبال هم در قالب نامه گذارده شود.

4 - برای انداختن شماره امضای فرستنده، فیلدهای SignOfSenderStart و SignOfSenderEnd و میان آن‌ها، فیلد SignNumberOfSender به دنبال هم در قالب نامه گذارده شود. برای هر کدام از امضا کنندگان نیز نظیر همین فیلدها به دنبال هم در قالب نامه گذارده شود.

5 - هنگامی که فیلد نام امضا کننده از طرف فرستنده (SenderSignerBehalfName) درقالب نامه گذارده شود، اگر خود فرستنده نامه را امضا کند، این فیلد مقدار نمی‌گیرد. اما اگر سمت دیگری از طرف فرستنده نامه را امضا کند، نام او و عبارت از طرف در نامه درج می‌شود. فیلد نام امضا کننده از طرف امضا کننده نیز به همین ترتیب است.

6 - هنگامی که در قالب نامه فیلد HasAppendix گذارده شود، اگر در صفحه مشخصات نامه گزینه پیوست(غبر فایل) تیک بخورد و یا فایل پیوست نامه شود، مقدار فیلد دارد است. اگر پیوست(غبر فایل) تیک نخورد و فایل به نامه پیوست نشود، مقدار فیلد ندارد خواهد بود.

7 - هنگامی که در قالب نامه فیلد Appendix گذارده شود، اگر به مشخصات نامه فایل پیوست شود، مقدار فیلد فایل است. اگر گزینه پیوست(غیر فایل) تیک زده شده و در مستطیل جلوی آن متنی تایپ شود، مقدار فیلد آن متن است. اگر هم فایل پیوست شود و هم متنی تایپ شود، مقدار فیلد جمع هر دو مقدار است.

8 - فیلد آدرس فرستنده نامه ( LetterSenderAddress ) با مقداری که در فیلد آدرس سمت فرستنده وارد شده است پر خواهد شد.

9 - اگر در قالب نامه فیلد ProduceDate گذارده شود مقدار فیلد، تاریخ ثبت پیش‌نویس است.

10 - اگر در قالب نامه فیلد Slogan گذارده شود، پیش از ثبت نهایی، شعاری در متن نامه درج می‌شود که بازه تاریخ آن شعار، تاریخ روز جاری را بپوشاند. پس از ثبت نهایی نامه، شعاری در متن نامه درج می‌شود که تاریخ ثبت نهایی در بازه تاریخ آن شعار باشد. اگر محتوای نامه ثبت نهایی شده ویرایش شود نیز، به همین ترتیب است.

11 - اگر در قالب نامه فیلد LetterRegistrationTime گذارده شود، پیش از ثبت نهایی نامه، این فیلد مقداری ندارد. پس از آن که نامه ثبت نهایی شد، زمان ثبت نهایی به شکل دقیقه:ساعت مقدار دهی می‌شود. در ساختار زمانی، شبانه روز از 0 تا 23:59 نمایش داده می‌شود.

12 - برای انداختن بارکد دو بعدی شمس در محتوای Word نامه، دو فیلد ShamsQRcodeStart و ShamsQRcodeEnd به دنبال هم گذارده شود.

13 - اگر هرکدام از فیلدهای عنوان واحد (فرستنده، امضا کننده، تهیه کننده)، عنوان تشریفاتی واحد (گیرندگان، رونوشت گیرندگان) و یا واحد شاخص (فرستنده، امضا کننده) در قالب نامه گذارده شود:

  1. نامه‌های پیش‌نویس - با ویرایش واحد بدون حفظ سابقه، عنوان واحد تغییر می‌کند. اگر با حفظ سابقه ویرایش شود و یا واحد متصل به سمت برداشته شده و واجد دیگری به سمت متصل شود، پس از ویرایش مشحصات نامه و ثبت آن، عنوان به‌روز می‌شود.
  2. نامه‌های ثبت نهایی شده - با ویرایش واحد بدون حفظ سابقه، پس از ویرایش مشحصات نامه و ثبت آن، عنوان به روز می‌شود. اگر با حفظ سابقه ویرایش شود و یا واحد متصل به سمت برداشته شده و واجد دیگری به سمت متصل شود، عنوان به‌روز نمی‌شود حتی اگر مشخصات نامه ویرایش شود.

14 - اگر هرکدام از فیلدهای کد واحد (فرستنده، تهیه کننده) در قالب نامه گذارده شود:

  1. نامه‌های پیش‌نویس - با ویرایش کد بدون حفظ سابقه و یا با حفظ سابقه، کد واحد تغییر می‌کند. اگر واحد متصل به سمت برداشته شده و واجد دیگری به سمت متصل شود، پس از ویرایش مشحصات نامه و ثبت آن، کد به‌روز می‌شود.
  2. نامه‌های ثبت نهایی شده - با ویرایش کد بدون حفظ سابقه و یا با حفظ سابقه، کد واحد تغییر می‌کند. اگر واحد متصل به سمت برداشته شده و واجد دیگری به سمت متصل شود، کد به‌روز نمی‌شود حتی اگر مشخصات نامه ویرایش شود.

15 - اگر در قالب نامه فیلد LetterDescription گذارده شود، حداکثر 200 کراکتر اول از توضیحات نامه در این فیلد درج می‌شود. کراکتر Enter در توضیحات نامه با Space جایگزین می‌شود.

16 - اگر شماره تلفن سمت تهیه کننده یک نامه (پیش‌نویس یا ثبت نهایی) در اطلاعات پایه ویرایش شود، شماره تلفن سمت تهیه کننده در نامه تغییر می‌کند. اگر سمت تهیه کننده یک نامه (پیش‌نویس یا ثبت نهایی) تغییر داده شود، با ویرایش و ثبت مشخصات نامه، شماره تلفن سمت تهیه کننده نامه مطابق سمت تهیه کننده جدید به روز می‌شود.

 

نكته: نام انگلیسی فیلدها چه با حرف‌های کوچک نوشته شود و چه با حرف‌های بزرگ، مقدار فیلدها به طور خودکار در متن نامه درج می‌شود. اما اگر در فیلد ccReceivers ( نام و سمت رونوشت گیرندگان) و فیلد ccReceiverDeps  (سمت رونوشت گیرندگان) حرف‌ها بزرگ و کوچک شود، در پنجره تنظیمات چاپ متن نامه، فهرست رونوشت گیرندگان نشان داده نمی‌شود تا بتوان انتخاب کرد برای کدام یک متن نامه چاپ شود.

 

 

 

 

 

 

 

گذاردن فيلدها در قالب نامه

روش گذاردن فيلدهاي شناسانده شده به Word، در هر چهار نگارش 2007، 2010، 2013 و 2016 يكسان است.

 

 

 

شكل زير يك نمونه از قالب را نشان مي‌دهد كه چند فيلد در آن گذارده شده است.

 

 

اگر در يك قالب، ماوس را روي جايي از يك فيلد برده و كليك كنيد، زمينه آن تيره مي‌شود. با اين روش مي‌توان فيلدها را از عبارت‌هايي كه در قالب نامه تایپ شده است، تشخيص دهيد. در شكل بالا، يك فيلد با نام فارسي شماره ثبت در بخش سربرگ و فیلد دیگری با نام فارسی سمت فرستنده در متن نامه مشخص شده است.

نكته: پیشنهاد می‌شود در يك فايل Word، نام انگليسي و مقدار تمام فيلدهاي تعريف شده در جدول فیلدها را در ستون Custom  آن فایل وارد كرده و آن را در جايي ذخيره كنيد تا تمام فيلدهای تعریف شده در سیستم مدیریت مکاتبات به اين فايل Word شناسانده شود. از آن پس مي‌توانيد براي درست كردن يك قالب نامه، در يك كپي از اين فايل، فيلدهايي را بگذاريد كه براي آن قالب نامه لازم است.

نكته: برای گذاردن فیلدها در قالب نامه، هم‌چنین می‌توانید از یک قالب نامه آماده، فیلدهایی را که لازم دارید کپی کرده و در یک صفحه Word دیگر که زبانه Custom آن خالی است بچسبانید. در متن نامه‌ای که از این قالب استفاده شود، تمام فیلدهایی که در قالب چسبانده شده است در زبانه Custom آن درج شده و جلوی هرکدام از نام انگلیسی فیلدها، مقدار فیلد از مشخصات نامه نشسته است.

 

   بالای صفحه

 

 

 

 

گنجاندن قالب طراحي شده در سيستم مكاتبات

 

پس از پايان طراحي قالب نامه و ذخيره آن، بايد قالب‌ طراحي شده با مشخصاتش به سيستم مكاتبات معرفي شود تا  كاربران بتوانند از اين قالب‌ها استفاده كنند.

 

 

 

 

نكته: هنگام نصب سيستم، مي‌توان گزينه‌اي را انتخاب كرد كه شناسه ركورد به عنوان كد درج ‌شود. اگر آن گزينه انتخاب شده باشد، با تعريف يك قالب نامه جديد و يا ويرايش قالب نامه‌اي كه كد ندارد، پس از كليك روي دگمه ثبت، فيلد كد مقدار دهي شده است.

 

 

بالای صفحه

 

 

 

 

ویرایش قالب نامه

 

نكته: ویرایش طراحی یک قالب، در نامه‌هایی که از آن قالب پیش از آن که ویرایش شود استفاده شده است تأثیری ندارد.

 

بالای صفحه

 

 

 

 

حذف قالب نامه

 

 

نكته: اگر قالب نامه‌ای که حذف می‌شود، در تنطیمات شخص/سمتی کاربری به عنوان قالب پرکاربرد انتخاب شده باشد، آن قالب به طور خودکار از تنظیمات شخصی/سمتی او حذف می‌شود.

 

بالای صفحه

 

 

 

 

نمایش تاریخچه رکورد

 

با كليك روي نشان در ستون عملیات مربوط به يكي از قالب‌های نامه، پنجره تاريخچه آن قالب نامه مانند شكل زير باز مي‌شود. کاربری نشان را خواهد دید که دسترسی مشاهده تاریخچه رکورد را داشته باشد.

 

 

ستون اعتبار نشان دهنده وضعیت امضای رخداد است.

 

  - رخداد امضا ندارد. رخداد قدیمی و مربوط به نگارش قبل است

- امضای رخداد معتبر است.

- امضای رخداد نامعتبر است. رکورد رخداد تغییر داده شده و یا دستکاری شده است.

- خطا در اعتبار سنجی امضای رخداد. در رمز نگاری یا خواندن اطلاعات از پایگاه داده خطا رخ داده است.

 

 

نكته: نشان‌هاي و در ساختار فهرست‌ها و مرتب کردن ردیف‌ها برحسب یک مقدار یک ستون در اینجا توضيح داده شده‌اند.

 

بالای صفحه