مدیر سیستم می‌تواند با تنظیمات کارتابل ویژه، تعیین کند کدام نامه‌ها در کارتابل ویژه کاربران گذارده شود.

	باز کردن صفحه تنظیمات کارتابل ویژه

برای باز کردن صفحه تنظیمات کارتابل ویژه، کارهای زیر را انجام دهید.

•    از منوهاي بالاي صفحه روي گزينه كارتابل كليك كنيد.
•    از قاب منوها روي گزينه تنظيمات كليك كنيد.
•    از قاب درختي روي گزينه تنظیمات کارتابل ویژه کلیک کنید. این گزینه تنها به کاربر gaasadmin و کاربر با دسترسی مدیر سیستم مکاتبات نشان داده می‌شود.

شکل زیر، صفحه تنظیمات کارتابل ویژه را نشان می‌دهد.

اگر در تنظیمات نصب سیستم، گزینه فعال‌سازی کارتابل ویژه نیک نخورده باشد، این صفحه غیر فعال و مانند شکل زیر نشان داده می‌شود.

عنوان کارتابل ویژه

در این فیلد نام مناسبی و حداکثر تا 50 کراکتر وارد کنید. آن‌چه در این فیلد وارد شود، مانند شکل زیر بالای کارتابل ویژه درج می‌شود.

نمایش کارتابل ویژه در بدو ورود به سیستم

با زدن تیک روی این گزینه، هنگامی که کاربر جاری با لاگین وارد سیستم شود و یا اولین بار که سمت خود را تعویض می‌کند:

•     اگر اعلان خوانده نشده نداشته باشد
•     حداقل یک رکورد در کارتابل ویژه خود داشته باشد

کارتابل ویژه سمت انتخاب شده نمایش داده می‌شود. اگر هیچ کدام از دو شرط بالا برقرار نباشد، صفحه نخست او نمایش داده می‌شود.

شرط‌های شکل گیری کارتابل ویژه

گزینه اقدامی تیک خورده و نمی‌توان تیک آن را برداشت، یعنی تمام ارجاعات کارتابل ویژه اقدامی است.

•       نمایش ارجاعات تأخیری به ارجاع گیرنده - ارجاعات دریافتی کاربر که در مهلت تعیین شده اعلام خاتمه کار نکرده است.
•       نمایش ارجاعات تأخیری به ارجاع دهنده - ارجاعات ارسالی کاربر، که ارجاع گیرنده در مهلت تعیین شده اعلام خاتمه کار نکرده است.
•       نمایش ارجاعات نزدیک به سررسید به ارجاع گیرنده - ارجاعات دریافتی کاربر که از مهلت تعیین شده کم‌تر از 72 ساعت مانده، و اعلام خاتمه کار نکرده است.
•       نمایش ارجاعات نزدیک به سررسید به ارجاع دهنده - ارجاعات ارسالی کاربر که از مهلت تعیین شده کم‌تر از 72 ساعت مانده، و ارجاع گیرنده اعلام خاتمه کار نکرده است.
•       نمایش ارجاعات منتظر تأیید ارجاع دهنده - ارجاعات دریافتی که کاربر اعلام خاتمه کار کرده و ارجاع دهنده هنوز آن‌ها را رد و یا تأیید نکرده است.
•       نمایش ارجاعات منتظر تأیید من - ارجاعات ارسالی که ارجاع گیرندگان اعلام خاتمه کار کرده، و هنوز کاربر آن‌ها را رد و یا تأیید نکرده است.

اگر هیچ‌کدام از گزینه‌های بالا را تیک نزده باشید، فیلدهای اهمیت نامه و ارجحیت نامه فعال نیست و با کلیک روی دگمه ثبت، پیامی مانند شکل زیر نشان داده می‌شود.

اهمیت نامه

اهمیت نامه اجباری است و باید حداقل یک گزینه در این فیلد باشد. با کلیک روی نشان ، می‌توان یک یا بیشتر از انواع اهمیت را که در اطلاعات پایه ثبت شده است انتخاب کرد.

اگر لازم دانستید، ارجحیت نامه را نیز به همین ترتیب تعیین کنید. برای اهمیت نامه و ارجحیت نامه، حداکثر 10 مورد را می‌توان انتخاب کرد. اگر برای اهمیت نامه و یا ارجحیت نامه بیش از 10 گزینه انتخاب کنید، پیام هشدار نمایش داده می‌شود. شکل زیر پیام هشدار برای اهمیت نامه است.

نامه‌هایی در کارتابل ویژه نمایش داده می‌شود که گزینه آن شرط انتخاب شده و اهمیت و ارجحیت نامه، یکی از موارد انتخاب شده باشد.