دیدن فهرست شيوه‌هاي شماره‌گذاري
| شیوه‌های شماره‌گذاری نامه |
|
يكي از مشخصه‌هاي هر نامه، شماره ثبت آن است. شيوه‌هاي شماره گذاري كه در يكي از دبيرخانه‌هاي سازمان تعريف مي‌شود، روشي براي دادن شماره به نامه‌هايي است كه در آن دبيرخانه شماره مي‌شود. شماره ثبت نامه‌هايي كه در دبيرخانه‌هاي مختلف يك سازمان ثبت مي‌شود، بايد يكتا باشد يعني هيچ دو نامهاي نبايد شماره ثبت يكسان داشته باشد. تعريف درست شيوه‌هاي شماره گذاري يكتايي شماره ثبت در تمام سازمان را تضمين مي‌كند. هر شيوه شماره گذاري وابسته به يك دبيرخانه معين است. از اين‌رو پس از ثبت يك دبيرخانه، مي‌توان يك يا چند شيوه شماره گذاري در آن دبيرخانه تعريف كرد.
در این صفحه می‌خوانید پنهان
|
دیدن فهرست شيوه‌هاي شماره‌گذاري |
|
هنگامی که یک دبیرخانه برای اولین بار ثبت می‌شود و دبیرخانه مافوق دارد، شیوه شماره گذاری هر نوع نامه در دبیرخانه ثبت شده، به طور پیش‌فرض شیوه شماره گذاری پایین‌ترین دبیرخانه مافوق برای همان نوع نامه است. شکل زیر بخش شیوه‌های شماره گذاری دبیرخانه‌ای را نشان می‌دهد که دبیرخانه مافوق دارد.
این شکل نشان می‌دهد پایین‌ترین دبیرخانه مافوق که برای نامه از نوع صادره و وارده شیوه شماره گذاری دارد، دبیرخانه مرکز اداری و برای نامه داخلی دبیرخانه عملیات است. در هیچ کدام از دبیرخانه‌های مافوق، برای نامه خارجی شیوه شماره گذاری تعریف نشده است. اگر در دبیرخانه ثبت شده برای یک نوع نامه شیوه شماره گذاری تعریف شود، آن شیوه جای شیوه شماره گذاری پیش‌فرض می‌نشیند. اگر دبیرخانه ثبت شده دبیرخانه مافوق نداشته باشد، درون چارگوش قرمز در شکل بالا خالی است. برای دیدن فهرست شیوه‌های شماره گذاری به ترتیب زیر عمل کنید:
ستون‌هاي اين جدول در تعريف شيوه‌هاي شماره گذاري توضيح داده شده است.
نكته: نشان‌هايي كه در اين‌جا به آن‌ها اشاره نشده است، در ساختار فهرست‌ها توضيح داده شده‌اند.
|
تعريف شيوه‌هاي شماره‌گذاري |
|
بالاي صفحه عنوان و كد دبيرخانه‌اي كه نامه‌هاي آن دبيرخانه با اين شيوه شماره خواهد شد ديده مي‌شود.
پس از ثبت كامل اطلاعات مربوط به شيوه شماره‌گذاري، اين شناسه توسط سيستم به‌طور خودكار توليد و در اين قسمت درج مي‌شود.
تاريخي است كه قرار است نامه‌هاي سازمان از آن تاريخ به بعد با اين شيوه، در سيستم شماره گذاري شود. تاريخ شروع را با استفاده از تعيين تاريخ مشخص كنيد. اين تاريخ نبايد به هم‌پوشاني زماني بيانجامد.
نكته: از آنجا كه در بيشتر سازمان‌ها، به‌طور معمول شماره سريال نامه‌ها در اول سال خورشيدي، از نو شروع مي‌شود بهتر است تاريخ شروع را اول فرودين ماه سال جاري انتخاب كنيد.
شماره سريال نامه ثبت شده از اين عدد شروع مي‌شود و پس از پايان طول دوره، شماره سريال نامه دوباره از اين عدد آغاز مي‌شود. شروع شماره سريال را در مستطيل سفيد تايپ كنيد.
جز در شرايط كاملاً خاص، در شماره ثبت نامه علاوه بر شماره سريال پارامترهاي ديگري مانند كد دبيرخانه، نوع نامه، .. وجود خواهد داشت. با استفاده از مستطيل جداكننده مي‌توانيد مشخص كنيد كه سريال و پارامترهاي ديگر شماره ثبت با كدام يك از دو نماد (/) و يا (-) ازهم جدا شود. نماد جدا كننده را از فهرست كشويي تعيين كنيد.
با انتخاب يك يا بيشتر از چهار گزينه موجود، مشخص مي‌كنيد كه اين روش شماره گذاري براي كدام نوع از نامه‌هاي ثبت شده در سازمان استفاده شود. روي هر تعداد از چهار گزينه‌اي را كه مي‌خواهيد انتخاب شود كليك كنيد تا تيك بخورد.
مدت زماني است كه مي‌خواهيد اين شيوه شماره گذاري تعريف شده در سازمان فعال باشد. عدد آن را به ماه در اين مستطيل تايپ كنيد. بهتر است عدد 12 در اين مستطيل تايپ كنيد تا در ابتداي هرسال شماره سريال از نو شروع شود.
نكته: با سپري شدن طول دوره، اگر شيوه شماره گذاري جديدي تعريف نشود، همان شيوه براي يك طول دوره ديگر فعال خواهد بود.
اگر اين گزينه را تيك بزنيد، در آغاز سال دوره جاري تمام شده و دوره جديدي آغاز مي‌شود.
نكته: اگر طول دوره را تعيين كنيد، نبايد گزينه تا انتهاي سال را تيك بزنيد. اگر پس از تعيين طول دوره اين گزينه را تيك بزنيد، مستطيل طول دوره خالي خواهد شد. يعني تنها يكي از دوحالت تعيين طول دوره و يا انتخاب گزينه تا انتهاي سال را مي‌توان برگزيد. عنوان پارامترهايي است كه مي‌خواهيد به عنوان پيش‌كد در شماره ثبت نامه‌ها ديده شود. هر تعداد از پيش‌كدها مانند سال، كد نوع نامه، ... را كه لازم مي‌دانيد يك‌به‌يك از فهرست كشويي انتخاب و روي نشان 
كليك كنيد تا در جدول زير آن پديدار شود. در اين صورت شماره ثيت نامه، از يك شماره سريال و مقدار پارامترهاي پيش‌كد انتخاب شده درست مي‌شود كه ميانشان نماد جدا كننده گذارده شده است.
الف) اگر در مربع ستون مؤثر در سريال مربوط به يك يا چندتا از پارامترهاي پيش‌كد تيك زده شود:
در ثبت دو نامه پشت هم درصورتي شماره سريال نامه دوم يكي بيش از نامه اول است كه تمام پارامترهاي مؤثر شده در سريال در هر دو نامه يكسان باشد. اما اگر برخي از پارامترهاي مؤثر شده در سريال در اين دو نامه يكسان نباشد، شماره سريال نامه دوم يكي بيش از شماره سريال آخرين نامهاي است كه قبلاً ثبت شده و اين پارامترها در نامه دوم و آن نامه يكسان است.
به مثال‌هاي زير توجه كنيد:
مثال 1: فرض كنيد فقط پارامتر پيش كد سال در سريال مؤثر شده است. در ثبت دو نامه پشت هم در يك سال، شماره سريال نامه دوم يكي بيش از نامه اول خواهد بود، زيرا پارامتر سال در هر دو يكسان است. اما اولين نامهاي كه در ابتداي سال بعد ثبت شود، شماره سريالش يكي بيش از شماره سريال آخرين نامهاي نيست كه سال قبل ثبت شده، بلكه شماره‌اي است كه در “شروع شماره سريال“ تعيين شده است.
مثال 2: فرض كنيد فقط پارامتر پيش كد نوع نامه در سريال مؤثر شده است. در ثبت دو نامه پشت هم از يك نوع، شماره سريال نامه دوم يكي بيش از نامه اول است، زيرا پارامتر نوع نامه در هردو يكسان است.
مثال 3: فرض كنيد فقط پارامتر پيش كد نوع نامه در سريال مؤثر شده است. در ثبت دو نامه پشت هم از نوع متفاوت، شماره سريال نامه دوم يكي بيش از شماره سريال نامه اول نيست، بلكه يكي بيش از شماره سريال آخرين نامهاي از همان نوع نامه دوم است كه قبلاً ثبت شده است.
مثال 4: فرض كنيد پارامترهاي نوع نامه و محرمانگي در سريال مؤثر شده‌اند. در ثبت دو نامه پشت هم شماره سريال نامه دوم يكي بيش از نامه اول نيست، بلكه يكي بيش از شماره سريال آخرين نامهاي است كه قبلاً ثبت شده و نوع نامه و محرمانگي آن مانند نامه دوم است.
از اين مثال‌ها نتيجه مي‌شود شماره سريال نامه‌هايي يكي بيش از ديگري است كه در آن نامه‌ها تمام پارامترهاي پيش‌كد مؤثر شده در سريال يكسان باشد.
ب) اگر در مربع ستون مؤثر در سريال هيچ‌كدام از پارامترهاي پيش‌كد تيك زده نشود.
در ثبت دو نامه پشت هم هر تعداد از پارامترهاي پيش‌كد خواه تغيير كند يا نكند، شماره سريال نامه دوم يكي بيش از نامه اول است.
نكته مهم: ساختن شماره ثبت نامه از شماره سريال و پارامترهاي پيش‌كد همراه با ضابطه‌اي كه براي افزايش شماره سريال توضيح داده شد، يكتايي شماره ثبت را تضمين مي‌كند. زيرا آنجا كه پارامترهاي پيش‌كد يكسان است، شماره سريال تفاوت دارد و آنجا كه ممكن است شماره سريال يكسان باشد، حداقل يك پارامتر پيش‌كد متفاوت است.
توجه مهم:
در شکل زیر، خط افقی نماد زمان و طول خط آبی رنگ یک سال در نظر گرفته شده است. فرض
کنید يك سازمان كه سيستم را ميان سال مستقر كرده، همان موقع را تاريخ شروع قرار داده و طول دوره را 12 ماه گرفته باشد. اگر در يك شيوه شماره گذاري سال به عنوان پارامتر پيش كد انتخاب و در سريال مؤثر شده باشد، شماره سريال اولين نامهاي كه در آغاز سال ثبت شود عددي است كه در شروع شماره سريال تعيين شده است. شماره سريال نامه‌ها در ابتداي دوره بعدي نيز از عددي كه در شروع شماره سريال تعيين شده است شروع مي‌شود و ممكن است در يك سال شماره ثبت نامه‌ها تكراري باشد.
اگر بخواهید در پارامتر پيش‌كد سال، مؤثر در سريال باشد، فيلد طول دوره را خالي گذارده و گزينه تا انتهاي سال را تيك بزنيد. با اين كار، اولین طول دوره از 12 ماه كمتر می‌شود ولي پس از آن، طول دوره‌ها 12 ماه و آغاز دوره منطبق بر آغاز سال خواهد بود.
روي مربع كنار راست يك يا چند پارامتر پيش‌كد كليك كنيد تا روي آن‌ها تيك بخورد. روي نشان 
در بالا و چپ جدول كليك كنيد.
يك پارامتر پيش‌كد را با كليك روي مربع كنار راست آن انتخاب كنيد تا روي آن تيك بخورد. با كليك روي نشان 
آن پارامتر به آخرين رديف مي‌رود. با كليك روي نشان 
آن پارامتر يك رديف بالاتر رفته و با كليك روي نشان 
يك رديف پايين مي‌آيد.
يكي از پارامترهاي پيش‌كد رشته ثابت است. اگر اين پارامتر پيش‌كد را انتخاب كنيد، بايد در مستطيل روبروي آن عبارتي را تايپ كنيد. آن‌چه در اين مستطيل تايپ كنيد در شماره ثبت تمام نامه‌هايي كه با اين شيوه شماره شود خواهد آمد.
اگر پارامتر پيش‌كد سال را انتخاب كرده باشيد، فهرست كشويي سال فعال شده و مي‌توانيد ارقام سال را كه در شماره ثبت مي‌آيد 2 و يا 4 رقم انتخاب كنيد.
پايين صفحه، ساختار شماره ثبت نشان داده مي‌شود. در شكل قبل در كنار سريال، نام پارامترهاي پيش‌كد انتخاب شده نشان داده شده است كه ميانشان نماد جدا كننده قرار دارد. رنگ هر پارامتر پيش‌كدي كه در سريال مؤثر شده باشد قرمز است. هر پارامتر پيش‌كد ديگري كه انتخاب شود، در پيش‌نمايش گنجانده مي‌شود. ترتيب پارامترها از چپ به راست به ترتيب پارامترها از بالا به پايين در جدول پارامترهاي انتخاب شده است.
در پايان روي دگمه ثبت كليك كنيد. سيستم شناسه شيوه شماره گذاري را درج و پيام موفقيت را اعلام مي‌دارد
نكته: براي هريك از انواع نامه مي‌توانيد شيوه شماره گذاري جداگانه تعريف كنيد حتي اگر تاريخ شروع و طول دوره يكسان باشد. اما بايد شروع شماره سريال و پارامترهاي پيش‌كد را در انواع مختلف نامه طوري متفاوت بگيريد كه امكان يكتايي شماره ثبت نامه وجود داشته باشد. اگر چنين نكنيد، هنگام ثبت نامه سيستم پيام خطا مي‌دهد.
نكته: براي يك نوع نامه، نمي‌توان دو شيوه شماره‌گذاري متفاوت كه تاريخ شروع يكسان داشته باشند، تعريف كرد. اما اين كار با دو تاريخ شروع متفاوت ممكن است، حتي اگر طول دوره‌ها طوري باشد كه دوره‌ها هم‌پوشاني داشته باشند.
|
شيوه‌هاي شماره گذاري در سازمان با بيش از يك دبيرخانه |
|
اگر در يك سازمان بيش از يك دبيرخانه تعريف شود، بايد شيوه‌هاي شماره گذاري در دبيرخانه‌هاي سازمان طوري تعريف شود كه يكتايي شماره ثبت نامه در كل سازمان تضمين شود. براي جلوگيري از تعريف شيوه‌هاي شماره گذاري مانند هم، سيستم آن‌ها را به روش زير مقايسه و كنترل مي‌كند
- اگر هیچ کدام از پارامترهای پيش‌كد شناسه شیوه شماره گذاری، كد دبيرخانه و یا رشته ثابت غیر تکراری انتخاب نشده باشد، سيستم اين شيوه را با شيوه‌هاي تاكنون ثبت شده در دبیرخانه‌های دیگر که همان تعداد پارامتر پیش‌کد داشته مقایسه کرده و پنجره يك پيام هشدار مانند شكل زير باز مي‌شود.
زيرا اگرچه ممكن است پارامتر پيش‌كد شماره n از يك شيوه مثلاً سال بوده و پارامتر پيش‌كد شماره n از شيوه ديگر، مثلاً كد فرستنده باشد، اما اين تفاوت براي آن كه در هر حالتي يكتايي شماره ثبت نامه تضمين شود، كافي نيست، چرا كه ممكن است در شرايط معيني كد فرستنده با سال ثبت نامه برابر شود و در نتيجه تفاوت نوع پارامتر پيش‌كد از ميان مي‌رود. سيستم اين شيوه را ثبت نمي‌كند.
- اگر اولین پارامتر پيش‌كد، رشته ثابت غیر تکراری و یا كد دبيرخانه انتخاب شده باشد، چون کد هر دبيرخانه يكتا است، شيوه شماره گذاري در حال تعريف با هيچ‌كدام از شيوه‌هاي شماره گذاري که تا كنون در دبیرخانه‌های دیگر ثبت شده يكسان نخواهد بود و شماره ثبت تکراری پیش نمی‌آید.
|
ويرايش شيوه‌هاي شماره گذاري |
|
در ستون عمليات كليك كنيد تا صفحه مشخصات شيوه شماره گذاري نشان داده شود.
نكته: هنگام ويرايش شيوه شماره گذاري، تغيير تاريخ نبايد به هم‌پوشاني زماني بيانجامد.
نكته: اگر شيوه‌اي را كه ويرايش مي‌كنيد با شيوه‌هاي ديگر اين فهرست در نوع نامه اشتراك داشته باشد، تغييرات بايد چنان باشد كه امكان يكتايي شماره ثبت نامه وجود داشته باشد.
اگر با يك شيوه شماره گذاري نامه ثبت شده باشد، تنها فیلدهایی را مي‌توان ويرايش كرد که در شکل زیر با یک تیرک زرد مشخص شده است و تمام فیلدهای دیگر غیر فعال است:
اگر تمام نامه‌هايي كه با يك شيوه شماره گذاري شده‌اند حذف شوند، آن‌گاه مي‌توان آن شيوه را به طور کامل ويرايش كرد.
|
حذف شيوه‌هاي شماره‌گذاري |
|
در فهرست شيوه‌هاي شماره گذاري روي مربع كنار راست شيوه‌هايي كه مي‌خواهيد حذف شود كليك كنيد تا روي آن مربع‌ها تيك بخورد.
روي دگمه حذف كليك كنيد. در پيام هشدار سيستم روي دگمه بله كليك كنيد.
نكته: اگر با يك شيوه شماره گذاري نامه ثبت شده باشد، مربع كنار راست آن شيوه فعال نيست و نمي‌توانيد آن را حذف كنيد، مگر آن كه تمام نامه‌هايي كه با آن شيوه شماره گذاري شده‌اند حذف شوند.
|
شيوه شماره‌گذاري بدون فرمول |
|
گاهي يك سازمان تصميم مي‌گيرد نوع معيني از نامه‌هايي كه مسئولین يك دبيرخانه ثبت مي‌کنند، از شيوه شماره گذاري خود آن دبيرخانه استفاده نشده، بلكه از شيوه شماره گذاري دبيرخانه مافوق خود پيروي كند.
روي مربع كنار گزينه بدون فرمول كليك كنيد تا تيك خورده و صفحه به شكل زير درآيد.
|
هم‌پوشاني زماني |
|
اگر در یک دبیرخانه معین، براي يك نوع نامه چند شيوه شماره گذاري با تاريخ‌هاي شروع متفاوت تعريف شده باشد، هر شيوه شماره گذاري از تاريخ شروع تا تاريخ شروع شيوه بعدي فعال است و پس از آن شيوه شماره گذاري بعدي فعال مي‌شود حتي اگر طول دوره شيوه قبلي سپري نشده باشد. به اين ترتيب در هر دبیرخانه براي يك نوع نامه، در هر زمان تنها يك شيوه شماره گذاري فعال است. اگر در تعريف يك شيوه شماره گذاري جديد و يا ويرايش يك شيوه موجود، تاريخ شروع طوري انتخاب شود كه هم‌پوشاني زماني پيش بيايد، سيستم اخطار هم‌پوشاني داده و شيوه جديد ثبت نشده و ويرايش شيوه موجود نيز انجام نمي‌شود.
در شکل زیر هر کدام از فلش‌های رنگی نماد یک شیوه شماره گذاری با طول دوره متفاوت است که حداقل در یکی از انواع نامه با هم مشترک است. تاریخ شروع هر شیوه، سمت چپ فلش است و آن شیوه تا نوک فلش که تاریخ شروع شیوه شماره گذاری بعدی است، ادامه دارد.
براي آن كه در تعريف شيوه شماره گذاري جديد هم‌پوشاني پيش نيايد، بايد يكي از دو شرط زير رعايت شود:
در شکل زیر نیز هر کدام از فلش‌های رنگی نماد یک شیوه شماره گذاری با طول دوره متفاوت است.
براي آن كه در ويرايش شيوه شماره گذاري موجود نمایش داده شده با رنگ آبی، هم‌پوشاني پيش نيايد، بايد هر دو شرط زير رعايت شود:
