ثبت محتوای متنی نامه‌ای که هم‌اکنون مشخصات آن را تکمیل کرده‌اید

ثبت محتوای متنی نامه‌ای که مشخصات آن پیش‌تر ثبت شده، اما محتوای متنی آن ثبت نشده است

 

نویسه، متن نامه است که با یک ویرایشگر ساده تایپ شده است. در شکل پیش، با کلیک روی گزینه نویسه، یک ویرایشگر متن مانند شکل زیر نشان داده می‌شود.

 

 

در سمت چپ بالای صفحه نویسه، فیلدهای شماره ثبت و تاریخ ثبت به صورت پر نشده نمایش داده می‌شوند. این فیلدها غیرقابل ویرایش‌اند و پس از ثبت نهایی نامه به صورت خودکار پر می‌شوند.

با کلیک روی نشان در گوشه بالا و راست، گزینه‌ها و نشان‌های ویرایشگر فعال می‌شود و می‌توانید متن نامه را تایپ کنید. با کلیک روی نشان متن در سیستم ذخیره شده و نشان‌ها و گزینه‌های ویرایشگر غیر فعال می‌شود. با کلیک روی نشان ویرایشگر فعال شده و می‌توان متن را ویرایش کرد. با کلیک روی نشان ، متن ذخیره شده ولی در حال ویرایش می‌ماند. نوار بالای نویسه پس از ثبت در شکل زیر نشان داده شده است.

 

 

با كليك روي نشان در کنار گزینه نامه، ارسال الكترونيكي و نيز درج در پرونده سازمانی امكان پذير است. هنگامی نشان در کنار گزینه امضا دیده می‌شود که حداقل یک سمت به شما اجازه داده‌ باشد از طرف او امضا کنید. دو زبانه ديگر كنار آن در ثبت نهايي و امضای نامه توضيح داده شده است.

 

در شكل زير صفحه Word نامه نمايش داده شده است:

 

ابزار مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه

برای ثبت محتوای Word نامه، بجز ابزار Emwat که پیش از این استفاده می‌شد، از پروتکل WebDAV که برگرفته از Web Distributed Authering and Versioning است نیز می‌توان استفاده کرد. چون محصولات Microsoft مانند MS Word از این پروتکل پشتیبانی می‌کند، با ویرایشگر Word به عنوان کلاینت می‌توان براساس این پروتکل با سرور ارتباط گرفته و اطلاعات فایل را به سرور فرستاد. برای استفاده از Emwat، باید این برنامه روی کامپیوتر کاربر نصب شود، اما با پروتکل WebDAV، نیازی به نصب هیچ برنامه‌ای نیست، اما این پروتکل نسبت به Emwat محدودیت دارد.

از فهرست کشویی ابزار مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه، می‌توان Emwat و یا WebDAV را انتخاب کرد. هنگامی این فهرست کشویی فعال است که هر دو شرط زیر برقرار باشد:

•      در تنظیمات سیستمی، از فهرست کشویی ابزار مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه گزینه انتخاب کاربر باشد.
•      کاربر دسترسی استفاده از WebDAV برای مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه را داشته باشد. اگر کاربر این دسترسی را نداشته باشد، فهرست کشویی غیرفعال است و تنها گزینه Emwat نشان داده می‌شود.

اگر در تنظیمات سیستمی، گزینه Emwat یا WebDAV انتخاب شده باشد، این فهرست کشویی غیرفعال است و همان گزینه‌ای نشان داده می‌شود که در تنظیمات سیستمی انتخاب شده است.

نكته: اگر این فهرست کشویی فعال باشد، با انتخاب گزینه Emwat یا WebDAV، این انتخاب ذخیره شده و در ثبت محتوای Word نامه بعدی، به طور پیش‌فرض همان گزینه انتخاب شده است.

فايل Word مي تواند با پسوند doc و يا docx باشد. فايل Word نامه را مي‌توان با استفاده از قالب‌هاي نامه و يا بدون استفاده از آن تهيه كرد.

انتخاب قالب

با روش‌هاي زير مي‌توان قالب نامه را از ميان قالب‌هاي موجود در سيستم كه كاربر جزو حوزه كاربرد آن باشد، انتخاب كرد:

 

الف) انتخاب قالب با كد: كد قالب مورد نظر را در مستطيل سفيد تايپ و روي نشان كليك كنيد و يا دگمه Enter را از صفحه كليد بزنيد.

ب) انتخاب قالب: روي نشان رويروي انتخاب قالب ... كليك كنيد تا فهرست قالب‌هايی باز شود که مدیر سیستم سمت شما را جزو حوزه کاربرد آن قالب‌ها گذارده است. قالب مورد نظر را جستجو و انتخاب كنيد.

ج) انتحاب از قالب‌هاي پركاربرد: در تنظيمات شخصي/ سمتي مي‌توانيد قالب‌هايي را كه زياد از آن‌ها استفاده مي‌كنيد به عنوان قالب‌هاي پركاربرد انتخاب كنيد. اين قالب‌ها در صفحه ثبت محتواي نامه نشان داده مي‌شود و در شکل بالا دور آن‌ها چارگوش قرمز کشیده شده است. روي نشان كنار هركدام را كه خواستيد كليك كنيد.

اگر ابزار مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه WebDAV و کاربر دسترسی استفاده از WebDAV برای مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه را داشته باشد، انتخاب قالب مانند شکل زیر است.

 

 

اگر دسترسی اجباری بودن استفاده از قالب نامه به کاربر داده شده باشد، در دو شکل بالا گزینه باز کردن word بدون قالب دیده نمی‌شود و کاربر نمی‌تواند محتوای نامه را بدون قالب تهیه کند.

پیام هشدار در استفاده از WebDAV

اگر نشانی سرور الماس گام جزو نشانی‌های Trusted sites گذارده نشده باشد، با کلیک روی هر کدام از نشان‌های در شکل بالا، پیام هشداری مانند شکل زیر نشان داده می‌شود. در ویرایش محتوای متنی نامه نیز با کلیک روی  ، همین هشدار نشان داده می‌شود.

 

 

باید روی دگمه Yes کلیک کنید وگرنه ممکن است در محتوای Word نامه مشکل ایجاد شود. برای آن که از این پس این پیام هشدار نشان داده نشود، باید الماس گام به عنوان سایت قابل اعتماد به سیستم Windows شناسانده شود. برای این کار در پنجره Control Panel به ترتیب روی گزینه‌های زیر کلیک کنید:

Network and Internet-->Internet Options-->Security-->Trusted sites-->Sites

در مستطیل Add this site to the zone، نشانی سرور الماس گام را وارد کنید. روی دگمه Add، روی دگمه Close و سپس روی دگمه OK کلیک کنید.

اگر با مرورگر Internet Explorer وارد سیستم شده باشید، ازاین مرورگر نیز می‌توانید الماس گام را بشناسانید

•     روی زبانه Tools کلیک کنید.
•     در پنجره باز شده، روی ردیف Internet options کلیک کنید.
•     در پنجره باز شده، روی زبانه Security کلیک کنید.
•     روی گزینه Trusted sites کلیک کنید تا دگمه Sites فعال شود.
•     روی دگمه Sites کلیک کنید. در مستطیل Add this site to the zone، نشانی سرور الماس گام درج شده است.
•     روی دگمه Add کلیک کنید تا نشانی سرور الماس گام در مستطیل Websites درج شود.
•     روی دگمه Close و سپس روی دگمه OK کلیک کنید.

  

متن نامه

 

براي تهيه متن نامه دو راه پيش رو داريد:

 

الف - تايپ متن

• متن نامه را در قالبي كه انتخاب كرده‌ايد تايپ كنيد.
• اگر نخواستيد از قالب نامه استفاده كنيد، روي نشان و یا روبروي گزينه باز كردن Word بدون قالب كليك كنيد تا صفحه نرم‌افزار Word باز شود و متن نامه را در آن تايپ كنيد.
• در هر يك از دو حالت استفاده و يا عدم استفاده از قالب، متن نامه را در نرم‌افزار Word تایپ کنید:

•    اگر با کلیک روی نشان صفحه Word باز شده است، روي نشان كليك كنيد تا متن تايپ شده ذخيره شود. سپس باید با كليك روي نشان ، صفحه Word را ببنديد تا صفحه ثبت محتواي متني نامه نشان داده شود و سپس روی دگمه ثبت کلیک کنید.
•    اگر با کلیک روی نشان صفحه Word باز شده است، روی نشان   كليك كنيد تا متن تايپ شده مستقیما در سرور ذخيره شود و نیازی نیست روی دگمه ثبت کلیک کنید. اما محتوای نامه هم‌چنان قفل است و کاربران دیگر نمی‌توانند روی آن کاری انجام دهند، تا آن که روی دگمه باز نمودن قفل کلیک کنید. اگر پس از باز نمودن قفل، متن نامه را ویرایش کنید، محتوای متنی نامه تغییر نمی‌کند و باید با کلیک روی دگمه ویرایش متن نامه را دوباره قفل کنید.

نكته: در استفاده از پروتکل WebDAV نیازی به نصب هیچ برنامه کمکی روی سیستم کاربران نیست. هنگام استفاده از WebDAV، قابلیت‌هایی مانند چاپ متنوع، محدودیت‌های اعمال شده روی بعضی از نشان‌های Word مانند ذخیره، ... در اختیار کاربر نیست و کاربر تنها می‌تواند از امکانات Word استفاده کند.

 

نكته: اگر پیش از ذخیره شدن متن نامه در سرور، ارتباط با سرور قطع شده و متن نامه ذخیره نشود، ام‌وات آخرین متن را نگهداری می کند. برای دسترسی به آخرین متن، ویرایش محتوای متنی نامه را نگاه کنید.

 

ب - فراخواني فايل متني كه پيش‌تر تايپ و ذخيره شده است.

•    در صفحه ثبت محتوا روي دگمه Browse كليك كنيد تا فهرست فايل‌هاي ذخيره شده در كامپيوترتان نمايش داده شود.
•    فايلي كه متن نامه در آن ذخيره شده است را پيدا كنيد و روي دگمه Open كليك كنيد. نام فايل مانند شكل  زير در مستطيل سفيد روبروي دگمه Browse درج مي‌شود.
•    در هر دو حالت استفاده از Emwat و یا WebDAV روی دگمه ثبت کلیک کنید.

 

 

نكته: اگر خواستيد فايل فراخواني شده را تغيير دهيد، دوباره روي دگمه Browse كليك و فايل جديد را جايگزين كنيد.

 

 

پس از ثبت محتواي Word نامه، صفحه مانند شكل زير مي‌شود. اگر گزینه مایل به استفاده از پیش‌نمایش نامه هستم را تیک بزنید، پیش نمایش Word نامه بدون نیاز به برنامه Acrobat، مانند شکل زیر در قالب PDF نشان داده می‌شود.

اگر گزینه مایل به استفاده از پیش‌نمایش نامه هستم را تیک نزنید، عبارت زیر این گزینه حذف می‌شود.

 

 

با کلیک روی دگمه بازگشت، به صفحه ثبت مشخصات نامه برمي‌گرديد و روی دگمه ادامه، به صفحه توزيع نامه خواهيد رفت.

بارکد دو بعدی شمس

اگر شرط‌های زیر برقرار باشد:

•    در تنظیمات نصب سیستم، فیلد فعال‌سازی شناسه شمس تیک خورده باشد.
•     برای Word نامه از قالبی با فیلد بارکد دو بعدی شمس استفاده شده باشد.
•    نامه ثبت نهایی شده باشد.

یک بارکد دو بعدی توسط سیستم ساخته شده و در جایی که فیلد بارکد شمس بود، گذارده می‌شود. این بارکد دو بعدی از شماره ثبت، تاریخ و ساعت ثبت، شناسه شمس و برخی اطلاعات دیگر فرستنده نامه ساخته می‌شود. در شکل بالا، یک تیرک قرمز به بارکد دو بعدی شمس اشاره کرده است.

لینک شماره نامه

اگر در متن نامه، هرکدام از عبارت‌هایی باشد که در جدول زیر آمده است، همان طور که در شکل بالا دیده می‌شود به صورت لینک مشخص شده است. اگر تنها شناسه باشد، با کلیک روی لینک آن نامه در یک پنجره جدا نمایش داده می‌شود. اگر شماره ثبت و تاریخ باشد، بخش کمی از اطلاعات نامه نشان داده شده و با کلیک روی آن اطلاعات، نامه در یک پنجره جدا باز می‌شود.

 

 

•    مبنای شماره نامه نحوه نمایش آن در پیش نمایش است. اگر در پیش نمایش، شماره نامه را برعکس شماره‌ای نشان دهد که در مشخصات نامه اتوماسیون دیده می‌شود، امکان لینک به نامه مورد نظر نیست.
•    شماره نامه و تاریخ، می‌تواند شماره ثبت - تاریخ ثبت و یا شماره نامه وارده - تاریخ نامه وارده باشد. 
•    اگر بیش از یک نامه پیدا شود، یک فهرست کشویی باز شده تا هرکدام را بخواهید انتخاب کنید.
•    برای ترکیب شماره نامه و تاریخ، اگر یک عبارت تکراری در متن نامه باشد، فقط اولین آن عبارت به صورت لینک نمایش داده می‌شود.
•    اگر عبارت شکسته شده و در دو خط بیافتد، لینک تشخیص داده نمی‌شود.
•    بیش از یک فاصله (space) و یا حذف فاصله، لینک تشخیص داده نمی‌شود.

 

نشان‌های روی نوار سیاه بالای متن نامه

با کلیک روی هر کدام از نشان‌ها، کاری انجام می‌شود که در زیر شرح داده شده است.

- فایل را در قالب Tiffبارگذاری و آن را در کامپیوترتان ذخیره کنید. هنگامی این نشان دیده می‌شود که دسترسی مجوز دانلود محتوای tiff نامه را داشته باشید.

- فایل را در قالب pdf بارگذاری و آن را در کامپیوترتان ذخیره کنید. هنگامی این نشان دیده می‌شود که دسترسی مجوز دانلود محتوای نامه را داشته باشید.

- فایل را چاپ کنید. هنگامی این نشان دیده می‌شود که دسترسی چاپ متن نامه را داشته باشید.

- نوار کناری را باز می‌کند و یا اگر باز باشد، آن را می‌بندد.

- فهرستی باز می‌شود و می‌توانید صفحه را به اندازه‌های مختلف نشان دهید.

- مستطیلی زیر آن باز می‌شود تا بتوانید کلمه‌ای را در متن جستجو کنید.

دگمه‌ها و نشان‌هاي بالاي صفحه

با کلیک روی دگمه ویرایش، می‌توانید محتوای متنی نامه را ویرایش و با کلیک روی دگمه حذف، محتوای متنی نامه را حذف کنید.

نشان‌های بالای صفحه در شکل زیر نشان داده شده است.

 

 

درج امضا ذیل محتوای نامه - این Checkbox تنها در Word نامه داخلی و یا صادره دیده می‌شود، زیرا نامه وارده و یا خارجی را نمی‌توان امضاکرد. هنگامی این گزینه دیده می‌شود که در تنظیمات سیستمی برای وضعیت درج تصویر امضا در محتوای Word نامه گزینه‌ای بجز درج نشود انتخاب شده و کاربر دسترسی مشاهده امضا را داشته باشد. اگر پیش از امضای نامه، تیک این گزینه برداشته شود، در چاپ متن نامه، تصویر امضا نمایش داده نشده و می‌توان نامه را دستی امضا کرد. برای آن که در محتوای نامه تصویر امضا درج شود، باید:

• از قالبی استفاده شده باشد که در آن فیلد تصویر امضا باشد
• در تعریف شخص کاربری که نامه را امضا می‌کند، تصویر و یا شماره امضا درج شده باشد.

  - با كليك روي اين نشان، متني كه ثبت شده است با استفاده از Emwat در نرم‌افزار Word نشان داده مي‌شود. اگر چه متن نامه را در محيط Word مي‌بينيد، اما در اين‌جا نمي‌توانيد آن را تغيير دهيد. روي نشان كليك كنيد تا صفحه Word بسته شود. اگر در تنظیمات سیستمی، از فهرست کشویی ابزار مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه گزینه WebDAV انتخاب شده باشد، نشان دیده نمی‌شود.

- با كليك روي اين نشان، متني كه ثبت شده است بدون نیاز به Emwat در نرم‌افزار Word در حالت خواندنی (Read only) نشان داده مي‌شود و اگر آن را ویرایش کنید، در سرور ذخیره نمی‌شود. اگر در تنظیمات سیستمی، از فهرست کشویی ابزار مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه گزینه Emwat انتخاب شده باشد، نشان دیده نمی‌شود.

- با كليك روي اين نشان، مي‌توانيد متن نامه را که تمام فیلدهای قالب نامه مقدار دهی شده است در محیط Word بارگذاري و ذخيره كنيد. کاربری این نشان را خواهد دید که دسترسي مجوز دانلود محتوای نامه را داشته باشد. برای آن که در متن دانلود شده تصویر امضا دیده شود، کاربر باید دسترسی مشاهده تصویر امضا در دانلود متن نامه را داشته باشد.

- اگر کامپیوتر شما مودم داشته و به خط تلفن وصل باشد، با كليك روي اين نشان مي‌توانيد متن نامه را فاكس كنيد. اگر از قالب نامه استفاده كرده باشيد، مقدار فيلدهاي گنجانده شده در قالب فرستاده نمي‌شود. هنگامی این نشان دیده می‌شود که در تنظیمات سیستمی، از فهرست کشویی ابزار مشاهده و ویرایش محتوای Word نامه گزینه Emwat انتخاب شده باشد.

- کاربری این نشان را خواهد دید که دسترسی مشاهده تاریخچه محتوای نامه را داشته باشد. برای کاربر غیر مدیر سیستم مکاتبات، هنگامی این نشان فعال است که او یکی از تولید کنندگان نامه (ثبت کننده مشخصات، تهیه کننده محتوا، فرستنده، امضا کننده، پاراف کننده، امضا کننده واقعی از طرف و ثبت نهایی کننده) یا سمت مافوق یکی از آن‌ها باشد. با كليك روي اين نشان، پنجره تاريخچه محتواي نامه مانند شكل زير باز مي‌شود. در اين پنجره نگارش‌هاي محتواي نامه به تعدادي كه در تنظيمات سيستمي تعيين شده است ديده مي‌شود.  اگر برنامه Emwat روی کامپیوتر کاربر نصب نشده باشد، پیام خطا نشان داده می‌شود.

 

 

با انتخاب دو نگارش از محتواي نامه و كليك روي دگمه مقايسه، نتيجه مقايسه آن دو نگارش نشان داده مي‌شود. با کلیک روی نشان در هر ردیف، می‌توانید آن نگارش را در کامپیوترتان ذخیره کنید. اگر کاربر یکی از تولید کنندگان نامه و یا سمت مافوق او نباشد، نشان فعال نیست و با بردن ماوس روی آن، Tooltip مانند شکل زیر نمایش داده می‌شود.

 

 

- فایل پیش‌نمایش را حذف می‌کند و دوباره آن را بر اساس آخرین اطلاعات می‌سازد.

 

نكته: پس از ثبت محتواي متني نامه، اگر بخواهيد مي توانيد در همين صفحه ثبت محتواي تصويري نامه و ثبت خلاصه نامه را انجام دهيد.